Участниками проекта обычно являются:
• Заказчик.
• Компания, управляющая проектом.
• Технический заказчик.
• Генпроектировщик.
• Дизайнер.
• Генподрядчик.
• Подрядчики и субподрядчики.
• Поставщики.
• Арендодатель.
• Смежные организации.
• Городские службы.
Заказчик.
Заказчик, безусловно, это центральная фигура всего процесса создания офиса: он формирует идею, управляет всем проектом и действиями его участников, после чего принимает конечный результат. Управление здесь является ключевой функцией, потому что его отсутствие, как правило, приводит к печальному результату: в лучшем случае - сильному превышению бюджета и сроков сдачи объекта, а в худшем - несогласованность действий отдельных участников друг с другом заканчивается тем, что проект вообще остановливается на каком-то из этапов.
Для управления проектом Заказчик формирует группу специалистов, ответственных за реализацию - то есть управляющую команду. Она должна состоять из людей, компетентных в решении возникающих вопросов, в том числе технических, финансовых, юридических и организационных. Кроме того, участники такой команды обязаны обладать достаточными полномочиями для принятия решений. Поскольку не все Заказчики могут позволить себе сформировать такую команду из своих сотрудников, есть несколько вариантов решения этой проблемы:
1) Один из вариантов - не формировать команду вообще, а все вопросы решать лично руководителю, или ответственному сотруднику , компетенция и полномочия которого, скорее всего, не соответствуют уровню стоящих задач. Последствия такого решения уже понятны: из-за того, что часть вопросов не может быть решена, при реализации проекта наверняка возникнут множества проблем..
2) Вариант второй - все или часть своих полномочий и задач Заказчик делегирует компании, осуществляющей управление проектом (Управляющей компании). Эта компания может быть отдельным участником рынка, специализирующимся на предоставлении таких услуг, а может быть сформирована в структуре других участников проекта, например, Генподрядчика или Генпроектировщика. Привлечение как независимой, так и аффилированной с кем-то управляющей компании имеет свои преимущества и недостатки, в разных проектах предпочтения отдаются различным вариантам.
В идеальном случае управляющая компания берет на себя решение всех задач, стоящих перед Заказчиком, а он только участвует в постановке исходной задачи и приемке готового офиса. Управляющая компания осуществляет:
• Разработку технических заданий участникам проекта и утверждение их у заказчика.
• Разработку календарного плана и составление бюджета проекта.
• Подбор участников проекта и заключение договоров с ними.
• Организацию взаимодействия участников проекта, решение возникающих в ходе его реализации вопросов.
• Прием результата работ на каждом этапе реализации проекта, передачу другим участникам.
• Сдачу работ заказчику.
В крупных проектах часто оправданным является привлечение технического заказчика. В отличие от собственно Заказчика, Технический заказчик - это сторонняя организация, с соответствующей строительной лицензией, выполняющая ряд специфических задач. Если при капитальном строительстве и реконструкции участие технического заказчика является обязательным, то в случае отделки офиса часто его функции делятся между другими участниками: Управляющей компанией, Заказчиком, Арендодателем или Генпроектировщиком.
Как правило, Технический заказчик занимается согласованием строительного проекта и оформлением разрешительной документации на производство строительных работ, то есть взаимодействием с городскими службами.. Однако на практике при отделке офиса технический заказчик редко занимается такими вопросами. Оформление разрешительной документации часто берет на себя Арендодатель: ему, как правило, это легче сделать, так как он согласовывает все здание, и уже решил большую часть возникающих при этом вопросов. Оформление разрешительной документации может также производиться Управляющей компанией, Генпроектировщиком или Генподрядчиком. К функциям Технического заказчика относятся многие вопросы, которые сейчас уже стали традиционно закрепляться за Управляющей компанией: это подбор, управление участниками проекта и технический надзор.
К задачам генпроектировщика, относиться формирование всех разделов проектной документации: архитектурной, конструктивной, инженерной. Отдельные разделы могут разрабатываться различными проектными организациями, в том числе фирмами, осуществляющими, например, монтаж проектируемого оборудования. Но собираться воедино, увязываться друг с другом и с общей архитектурной концепцией офиса все разделы должны именно Генпроектировщиком. При плохой работе генпроектировщика (или вовсе его отсутствии) уже при монтаже часто выясняется, что вентиляционные короба в каком-то месте упираются в светильник или стену, подвесной потолок находится ниже уровня окна, а выделенной электрической мощности не хватает для питания системы кондиционирования. Причем, естественно, все выясняется, когда оборудование уже оплачено и привезено на объект.
Иногда Заказчик ограничивается услугами Дизайнера, разрабатывающим дизайн-проект. Туда, как правило, входят:
- концепция будущего офиса;
- трехмерная визуализацию отдельных зон;
- планировки, расположение рабочих мест;
- ведомость отделочных материалов.
Многие считают, что этого достаточно для производства работ, но зачастую это не так. Дизайн-проект может стать основой для разработки рабочего проекта, но не может его заменить. Прежде всего, в дизайн-проекте отсутствует информация об инженерных сетях (вентиляция и кондиционирование, электроснабжение и освещение, пожаротушение, слаботочные сети и др.), которые в современном здании высокого класса без специальных расчетов и проекта смонтировать практически не возможно. Со строительными работами все немного проще, и в простейшем случае - когда надо только смонтировать перегородки, установить двери и положить напольное покрытие. В таком случае дизайн-проекта может оказаться достаточно. Но даже здесь могут возникнуть вопросы: на какие высотные отметки выводить полы в случае разных напольных покрытий, на какой высоте вешать подвесные потолки, особенно если придется ими закрывать инженерные коммуникации, какой толщины должны быть гипсокартонные перегородки, из какого профиля и с каким шагом - смысл и важность большинства этих вопросов могут быть не понятны обычному заказчику, никогда не сталкивавшемуся со стройкой, но если придерживаться позиции "строители сами все знают", то результат такой работы может сильно разочаровать.
После разработки проекта и согласования его со всеми необходимыми инстанциями "Арендодателем или городскими службами" к работе приступает Генподрядчик. Основная функция генподрядчика - организовать весь комплекс строительно-монтажных работ и монтаж инженерных сетей. Кроме того, ему надо беспокоиться о содержании строительной площадки и организации совместной работы с другими подрядными организациями. Роль Генподрядчика часто недооценивается .Еще с советских времен он представляется как большая строительная организация, владеющая несметным количеством кранов, самосвалов, бульдозеров и другой тяжелой техники, никак не связанной с отделкой офиса. На самом деле это не так: Генподрядчик может и не владеть никакой техникой, потому что его основная функция - не производство, а управление строительством. Для выполнения многих видов работ он приглашает субподрядные организации. В основном это касается работ, связанных с поставкой и монтажом инженерных сетей и оборудования, модульных перегородок, а также некоторых специальных работ: например, оборудование сейфовых помещений.
В обязанности Генподрядчика с первгог дня работы объекта входит организация жизнеобеспеченья объекта: электроснабжения, и освещения организация временныех санузлов для рабочих и комнат для переодевания, мест для хранения материалов и оборудования. Обычно любая компания, занимающаяся выполнением отдельных видов работ, например, вентиляции, требует наличие на объекте всех перечисленных пунктов.
Еще одна задача Генподрядчика - это разработка и контроль за совмещением графиков работ всех организаций, участвующих в проекте. Без этого неизбежны накладки: монтажник вентиляции, работающий по своему графику, будет разбирать только что смонтированный строителями подвесной потолок, а в этот самый момент ему под ноги плиточник будет подкладывать напольную плитку, потому что у него тоже свои сроки...
К сожалению, непонимание роли Генподрядчика встречается не так уж редко. Например, после завершения большинства строительных работ на объект приезжают монтажники, телекоммуникационного оборудования, работающие по отдельному договору с Заказчиком и не посчитавшие нужным согласовывать с кем-либо кроме него свою работу и объявляют, что для прокладки кабелей им необходимо разобрать потолки в коридорах, пробить несколько сквозных отверстий в отделанных стенах и перенести одну перегородку. Потом, естественно, все придется заделывать обратно. Это ведет к дополнительным временным и финансовым затратам, которых вполне можно было бы избежать.
В проектах, где много заказных материалов важным вопросом становиться работа с поставщиками. Чем выше класс офиса, тем больше в нем встречается материалов и оборудования, поставляемых по отдельному заказу. Это может быть и напольные покрытия, и вентиляционное и осветительное оборудование, элементы отделки и многое другое. Сроки поставки колеблются от 1-го до 3-х месяцев, что существенно влияет на общий срок реализации проекта. Если эти вопросы не учесть заранее, то сроки окончания проекта придется существенно корректировать или перерабатывать проект для замены материала с долгим сроком поставки на другой.
Участие Арендодателя, Смежных организаций и Городских служб характерно тем, что они не нанимаются для реализации данного проекта Заказчиком и не подчинены ему, однако принимают в проекте непосредственное участие и могут, как оказать помощь, так и серьезно осложнить реализацию проекта.
Арендодатель - обычно предлагает свои условия присутствия заказчика , возможности проведения работ и применения тех или иных проектных решений. Арендодателю подчиняются большинство организаций, который здесь названы "смежными": это может быть генеральный подрядчик, который строил здание, монтажники ряда инженерных систем, относящихся к зданию в целом, сервисные и другие организации.
Перед заключением договора аренды заказчик должен поинтересоваться условиями производства работ. В многих бизнес-центрах Арендодатель выставляет жесткие требования к материалам и оборудованию конкретных производителей, что не всегда соответствует ожиданиям арендатора и существенно увеличивает бюджет будущего проекта. Условия допуска строителей на объект - также прерогатива Арендодателя. Иногда обозначается ряд формальных условий, практически не дающих возможности производить строительные работы. Например - согласование проекта перепланировки до выхода на стройплощадку и завершение всех строительных работ в срок 3 (или 4) месяца. В принципе, эти условия по отдельности являются совершенно законными и вполне выполнимыми. Но совместно их выполнить нельзя, поскольку согласование проекта и получение разрешительной документации официальным путем занимает от 3-х до 6-ти месяцев. Ситуация становится патовой, если требование согласовать проект до выхода на площадку предъявлено в готовом, но не сданном в эксплуатацию бизнес-центре: в этом случае до сдачи всего здания в эксплуатацию согласование проекта на отдельный офис не возможно.
Смежные организации в нашем случае - те, которые ведут какие-либо работы на территории будущего офиса, но при этом не подчиняются Заказчику или нанятым им участникам проекта. Обычно- это монтажники инженерных сетей, относящихся к зданию в целом, либо предоставляемым арендодателем по условиям договора аренды: например, спринклерной системаы пожаротушения. Почему-то на практике о ее существовании часто и Арендодатель, и тем более ничего не подозревающий Заказчик "вспоминает" тогда, когда все остальные строительные работы уже закончены. Ситуация уже описывалась выше: необходимо все разобрать для прокладки новых коммуникаций, а иначе офис сдать не возможно. Все подобные дополнительные расходы в подавляющем большинстве случаев ложатся на Заказчика. Чтобы избежать подобных неприятностей, управляющая проектом компания должна заранее предусмотреть все работы, производимые в офисе, в том числе и смежными компаниями, и свести их совместно с генподрядчиком в единый график.
Под термином городские структуры в нашем случае понимаются организации, выдающие разрешения и согласовывающие те или иные условия реализации проекта: Пожарный надзор, Мосэнергонадзор, Мосэнергосбыт, Санэпидемстанция, Межведомственная комиссия и другие. Желательно, чтобы работа с этими инстанциями осуществлялась профессионалами: Техническим заказчиком, Арендодателем, Управляющей компанией - теми, кто имеет соответствующий опыт и квалификацию. Заказчик иногда экономит на этих расходах и нанимает отдельного сотрудника, который за небольшую зарплату берется сам согласовать всю необходимую документацию, не неся за результат работ практически никакой ответственности. Это часто приводит к тому, что для получения официальных документов приходится заново переделать половину строительных работ, потому что примененные решения не соответствуют действующим нормативам и не могут быть приняты в эксплуатацию. Поэтому квалификация компании, осуществляющей согласование, имеет большое значение.
Описанные выше роли участников проекта являются универсальными, в реальных проектах часто происходит перераспределение ролей: какие-то участники не привлекаются и их задачи делятся между другими. Конечно, при создании офиса площадью 50-100м2 можно обойтись по сути тремя участниками: Заказчик, Генподрядчик и Арендодатель, которые возьмут на себя выполнения всех функций. Но на крупных проектах - от 1000м2 и более, которые являются вполне распространенными в Москве, эта схема начинает работать. Даже на маленьких проектах если какой-то из участников не привлекается, то его функции все равно не должны забываться и должны быть выполнены кем-то другим.
